Sahabat Wirausaha, dalam kegiatan jual beli kita mengenal adanya istilah faktur. Faktur ialah salah satu dokumen yang harus disiapkan dalam transaksi jual beli. Umumnya, di dalam faktur berisikan informasi mengenai barang, kontak penjual dan pembeli, serta detail lainnya. Faktur ini dapat dijadikan bukti transaksi jual beli antar penjual dan pembeli. Untuk lebih lengkapnya, yuk kita bahas lebih lanjut dengan artikel berikut!

Pengertian Faktur

Sahabat Wirausaha, faktur atau yang dikenal juga sebagai invoice adalah sebuah dokumen komersial dimana didalamnya merinci transaksi yang terjadi antara pembeli dan penjual, baik itu secara tunai ataupun kredit. Seperti dokumen pada umumnya, dokumen ini juga memiliki beberapa komponen yang menunjukan sebagai dokumen komersial yang sah.

Baca Juga: Faktur Komersial

Secara singkat, komponen yang harus ada di dalam faktur adalah:

1. Nomor, sebagai identifikasi untuk pihak internal dan eksternal
2. Informasi kontak penjual, nama dan logo perusahaan, alamat, nomor telepon, e-mail
3. Ketentuan pembayaran, pembayaran tunai atau kredit/cicilan, informasi rekening pembayaran.
4. Informasi diskon, berapa nilai potongan harga yang diberikan
5. Detail terperinci terkait pembayaran, uang muka, hingga biaya yang harus dibayarkanjika terjadi pembayaran yang terlambat.
6. Biaya per unit dan jumlah total unit barang
7. Biaya-biaya lain seperti biaya pengiriman, penanganan, pajak terkait, juga menginformasikan jumlah total yang terutang.
8. Tanggal, tanggal pembayaran, durasi kredit, dan juga tanggal kapan jatuh tempo tagihan.

Prosedur Pengiriman Barang dan Penerbitan Faktur

Prosedur dan tata cara untuk pengiriman barang dan penerbitan faktur secara umum adalah sebagai berikut:

1. Pada saat terjadinya pemesanan, maka bagian gudang dari suatu perusahaan akan menerima faktur penjualan dan daftar pengiriman barang dari bagian penjualan perusahaan.
2. Selanjutnya, barang akan disiapkan. Jika barang sudah siap, maka akan muncul surat jalan.
3. Setelah siap, bagian gudang akan membuat form pengiriman barang sebanyak 2 rangkap. Rangkap pertama yang akan direkatkan ke kardus pengiriman barang, sedangkan rangkap lainnya dijadikan arsip.
4. Setelah itu, faktur penjualan beserta daftar pengiriman barang dan faktur pengiriman barang akan diserahkan ke bagian pengiriman, baik dari perusahaan atau ekspedisi lain di luar perusahaan.
5. Langkah terakhir, bagian pengiriman akan mengirimkan barang pesanan ke pembeli dan akan menerima bayaran atas orderan tersebut.

Pada umumnya, prosedur untuk pengiriman barang terjadi seperti apa yang telah disebutkan di atas. Namun, ada juga beberapa perusahaan yang memiliki prosedur lebih sederhana bahkan lebih rumit yang disesuaikan dengan perusahaan masing-masing.

Baca Juga: Solusi Transaksi Digital Untuk Pengelolaan Keuangan Bisnis

Surat Jalan, Pengiriman, dan Faktur Penjualan

Surat jalan dalam transaksi jual-beli ini merupakan surat yang berisi konfirmasi kalau barang pesanan sudah sampai di gudang. Surat ini juga berfungsi sebagai arsip untuk bagian gudang jika sewaktu-waktu ditanyakan oleh pihak keuangan. Artinya, ketika nanti ditanyakan, maka pihak gudang mengetahui berapa banyak barang yang sudah sampai dan ada di gudang. Oleh karena itu, surat jalan ini juga harus disimpan oleh pihak gudang.

Surat jalan ini biasanya dibuat sebanyak 3 lembar. Lembar pertama, akan disimpan oleh bagian accounting perusahaan untuk diarsipkan sebagai bukti transaksi. Lembar kedua untuk pelanggan. Sedangkan lembar ketiga akan disimpan oleh pihak yang menerbitkan sebagai arsip.

Fungsi dan Manfaat Faktur

Sahabat Wirausaha, di bawah ini adalah fungsi dan manfaat dari faktur, khususnya faktur penjualan, yaitu sebagai berikut ini:

1. Sebagai bukti transaksi yang sah saat menambahkan transaksi pada pembukuan keuangan.
2. Sebagai informasi megenai produk atau jasa yang dibeli oleh konsumen.
3. Untuk laporan tanda terima barang.
4. Untuk penyimpanan arsip keuangan ataupun penjualan, hal ini dikarenakan faktur mempunyai informasi yang lengkap dari data pembeli hingga barang ataupun jasa yang dibeli.
5. Untuk menyimpan informasi tagihan dan termin pembayaran yang wajib dibayarkan oleh pembeli.
6. Sebagai bukti apabila terjadi kesalahan dalam pengiriman barang atau perhitungan tagihan.
7. Sebagai bukti sumber rujukan yang sah apabila barang ataupun yang dimuat akan dijual lagi kepada pihak lain.
8. Sebagai kepastian hukum yang sah.
9. Sebagai agunan untuk mengajukan peminjaman modal.
10. Sebagai bahan analisis dalam melihat pola pembelian konsumen serta untuk menentukan promosi kedepannya.

Baca Juga: Laporan Neraca Keuangan

Jenis-Jenis Faktur Dalam Transaksi Jual Beli

Jenis faktur penjualan ini adalah yang paling umum dan sering digunakan dalam setiap kegiatan transaksi. Tak hanya itu, faktur penjualan jenis ini pun bisa dikatakan yang paling sederhana. Hal tersebut dikarenakan faktur penjualan ini hanya berisi rincian item, jumlah, harga satuan dan harga total dari barang yang akan dibeli.

1. Faktur Penjualan Proforma

Faktur penjualan proforma adalah jenis faktur penjualan yang memiliki sifat temporer, atau tidak selamanya alias sementara. Faktur ini akan diberikan kepada pelanggan sebelum penjual melakukan pengiriman barang pesanannya.

Faktur penjualan ini bisa dikatakan sebagai faktur penjualan pengganti ketika barang yang dikirimkan dilakukan dengan cara bertahap. Saat seluruh barang sudah diterima pelanggan, maka penjual baru akan menyerahkan faktur penjualan biasa sebagai ganti dari faktur penjualan ini.

Baca Juga: Sistem Informasi Debitur dan Sistem Layanan Informasi Keuangan OJK

2. Faktur Penjualan Konsuler/Commercial

Faktur penjualan konsuler adalah jenis faktur penjualan khusus yang digunakan dalam perdagangan internasional atau kegiatan ekspor dan impor.

Dalam faktur penjualan konsuler, biasa terdapat pengesahan dan persetujuan dari perwakilan negara yang melakukan impor, kantor konsuler dan kedutaan besar negara pengimpor yang ada di negara pengekspor.

3. Faktur Pengiriman Barang

Faktur pengiriman barang merupakan dokumen yang tidak harus dilampirkan apabila penjual sudah membuat faktur penjualan dan daftar pengiriman barang. Namun, ada beberapa perusahaan yang mengikutsertakan dokumen atau faktur pengiriman barang ini ketika barang ingin dikirimkan.

Seperti faktur penjualan pada umumnya, keterangan dalam faktur pengiriman barang pun tidak jauh berbeda. Terdapat tanggal pemesanan/faktur dibuat, nama pelanggan, jabatan, alamat, nomor telepon, nama barang, spesifikasi barang, banyaknya barang yang dipesan, keterangan tambahan yang mungkin dibutuhkan (misal warna barang atau ukuran, dan lain sebagainya), catatan tambahan (catatan yang dituliskan penjual perihal kelengkapan barang atau hal-hal lainnya), kolom tanda tangan penerima barang, dan tanda tangan pengirim barang.

Baca Juga: Inilah Aplikasi Akuntansi yang Membantu UMKM

4. Faktur Penagihan

Faktur Penagihan merupakan dokumen yang bertujuan untuk menagih biaya yang harus dibayarkan oleh pembeli baik itu barang ataupun jasa.

5. Faktur Pembelian

Faktur pembelian adalah sebuah bukti yang menyatakan bahwa barang atau jasa yang dibeli sesuai dengan keinginan pembeli yang berisi detail barang atau jasa serta harga tagihan yang harus dilunasi oleh konsumen atau pembeli.

Nah, Sahabat Wirausaha, dalam proses pemesanan hingga pengiriman barang, sangat penting untuk mempersiapkan dokumen pendukung seperti, faktur penjualan, daftar pengiriman barang, surat jalan, hingga faktur pengiriman barang, dan dokumen pendukung kainnya. Fungsi utama faktur ini tidak lain sebagai tanda bukti yang sah telah terjadinya kegiatan jual-beli. Namun, faktur juga dapat digunakan sebagai agunan untuk mengajukan peminjaman modal dan sebagai bahan analisis dalam melihat pola pembelian konsumen serta untuk menentukan promosi kedepannya, yang mana akan bermanfaat bagi pengembangan bisnis kedepannya.

Jika merasa artikel ini bermanfaat, yuk bantu sebarkan ke teman-teman Anda. Jangan lupa untuk like, share, dan berikan komentar pada artikel ini.

Referensi:

1. Investopedia.com
2. Jurnal.id
3. Kargo.tech
4. Online-pajak.com